Fem Trin for at en Produktionsvirksomhed Bliver en Global Leverandør

For mange produktionsvirksomheder i Danmark har det altid været et attraktivt mål at sælge på det internationale marked, men også et mål fyldt med usikkerhed. En del virksomhedsejere mener, at deres produkt har den nødvendige kvalitet til at konkurrere, men når de tænker på eksport, ved de ikke, hvor de skal starte. Jo mere de undersøger, desto flere begreber møder de som logistik, Incoterms, internationale betalinger, certificeringer eller grænseoverskridende marketing. Alt dette får rejsen ud på det globale marked til at virke alt for kompliceret, især for små og mellemstore virksomheder.

Derfor antager mange, at eksport kun passer til store virksomheder med stærke ressourcer og mange års erfaring. Samtidig fortsætter de mindre virksomheder ofte med at fokusere på hjemmemarkedet, fordi de føler, at de endnu ikke er klar.

Virkeligheden er en anden. Mange virksomheder har startet deres globale rejse fra en ret lille skala. Forskellen ligger ikke i at have overlegne ressourcer fra starten, men i at forstå, at det at blive en global leverandør er en udviklingsproces i trin. Hvert trin har sine egne mål og kræver forskellige kompetencer. Når hvert skridt gennemføres godt, kommer virksomheden tættere på det internationale marked uden at skulle “springe” på kort tid.

Trin 1: Den lokale forretningsmentalitet er udgangspunktet

De fleste virksomheder starter på hjemmemarkedet, og det er helt normalt. Omsætningen kommer primært fra lokale kunder, produkterne designes efter efterspørgslen på det danske marked, og marketing- og salgsaktiviteter fokuserer kun på nationale kanaler.

På dette stadie har virksomheden typisk ikke meget forberedelse til internationale kunder. Hvis der findes en hjemmeside, er den ofte kun på dansk; virksomhedsprofilen opfylder endnu ikke internationale standarder; produktkataloget har ikke en engelsk version; der er ikke etableret en proces til at håndtere forespørgsler fra udenlandske købere; og teamet har begrænset erfaring med at arbejde med internationale partnere.

Vigtigere er det, at mange virksomheder stadig ser det globale marked som en mulighed “til senere”. De mener, at først når virksomheden er større, har mere kapital eller mere personale, bør de begynde at tænke på eksport. Denne mentalitet får mange virksomheder til at udskyde forberedelsen, selvom mange nødvendige fundamenter sagtens kan bygges tidligt.

For at træde ind på det internationale marked skal virksomheden først ændre perspektiv. I stedet for at se eksport som en destination, der kun er forbeholdt store virksomheder, bør den betragte det som en udviklingsvej, hvor hver forberedelse i dag lægger fundamentet for fremtidige forretningsmuligheder.

Trin 2: Digital tilstedeværelse er det første overgangsskridt

Efter at have ændret mentalitet er det næste skridt ikke at lede efter købere med det samme, men at forberede sig, så køberne kan finde og vurdere virksomheden.

I det internationale forretningsmiljø starter de fleste samarbejdsrelationer på internettet. Før de sender en forespørgsel om tilbud, bruger købere typisk tid på at undersøge virksomheden for at vurdere dens professionalisme og samarbejdsevne. Hvis virksomheden næsten ikke har noget digitalt fodaftryk, eller informationen er for sparsom, falder chancerne for at blive valgt markant.

Derfor bliver global digital tilstedeværelse det første transformationstrin på vejen mod international udvikling. Virksomheden skal bygge en professionel hjemmeside, forberede en klar virksomhedsprofil, et komplet produktkatalog, et let delbart catalogue, indhold på engelsk, e-mail med virksomhedsdomæne og passende online kommunikationskanaler til internationale kunder.

Hvert element har sin egen rolle. Hjemmesiden lader køberen hurtigt lære virksomheden at kende. Virksomhedsprofilen præsenterer produktionskapacitet og erfaring. Catalogue hjælper kunden med at vurdere produkterne. E-mail med virksomhedsdomæne skaber en følelse af professionalisme og troværdighed. Sammen danner de et fundament, der giver køberen tilstrækkelig information til at overveje virksomheden, før de beslutter at tage kontakt.

For Nordic Textil ApS med base i Aarhus og specialisering i produktion af skjorter og beklædning var dette også det første overgangsskridt på rejsen mod det internationale marked. Tidligere solgte virksomheden primært til distributører og butikskæder på hjemmemarkedet. Da de indtog, at de manglede et fundament til at præsentere deres evner, begyndte Nordic Textil at bygge en professionel hjemmeside på engelsk, færdiggøre virksomhedsprofilen, forberede et produktkatalog og skifte til e-mail med virksomhedsdomæne. Disse ændringer bragte ikke ordrer med det samme, men forberedte virksomheden langt bedre til, når internationale samarbejdsmuligheder dukkede op.

Trin 3: Forberedelse af internationale forretningskompetencer

At have et professionelt digitalt fundament er kun betingelsen for, at køberen kan finde virksomheden. For at komme videre og blive en pålidelig partner skal virksomheden forberede yderligere kompetencer til internationale forretningsaktiviteter.

Når en køber vurderer en ny leverandør, interesserer de sig ikke kun for produktkvaliteten, men vil også vide, om virksomheden har evnen til at koordinere gennem hele transaktionsprocessen. De har brug for en partner, der kan kommunikere effektivt, svare hurtigt, forstå eksportprocesser og håndtere kommercielle krav efter internationale standarder.

Derfor bør virksomheden trin for trin forberede kompetencer som flersproget kommunikation, udarbejdelse af tilbud efter internationale praksisser, forståelse af leveringsbetingelser (Incoterms), beherskelse af internationale betalingsprocesser, koordinering med logistikvirksomheder, forberedelse af eksportdokumenter og opfyldelse af certificerings- eller compliance-krav på de enkelte markeder. Samtidig skal virksomheden opbygge en klar proces for håndtering af RFQ, så den kan svare købere professionelt og konsistent.

Efter at have færdiggjort det digitale fundament modtog Nordic Textil ApS den første forespørgsel om tilbud fra en køber i Tyskland. Nordic Textil udarbejdede tilbuddet under FOB-betingelser, forberedte en fuld virksomhedsprofil, leverede certificeringer relateret til kvalitetsstyring og arbejdsstandarder og kommunikerede proaktivt med partneren på engelsk.

Det, køberen især værdsatte, var ikke kun kvaliteten af skjorterne, men også den professionelle måde, virksomheden forberedte sig og svarede på. Denne parathed gjorde det muligt for Nordic Textil at bestå den indledende vurdering og gå ind i forhandlingsfasen, hvilket åbnede muligheden for at modtage den første internationale ordre.

Trin 4: De første internationale ordrer skaber fundamentet for vækstfasen

Efter at have bygget digital tilstedeværelse og forberedt de nødvendige kompetencer træder virksomheden for alvor ind i den vigtigste fase: at nærme sig markedet og modtage de første ordrer.

Dette er den fase, hvor al tidligere forberedelse testes af virkeligheden. Virksomheden begynder at lede efter egnede købere, sende præsentationsprofiler, dele kataloger, svare på tilbudsforespørgsler, deltage i forhandlinger og trin for trin gennemføre de første ordrer. Ikke alle muligheder fører til en kontrakt, men hver interaktion med en køber hjælper virksomheden med bedre at forstå internationale kunders forventninger.

For mange virksomheder er de første ordrer typisk små i volumen. Køberen vil ikke kun vurdere produktkvaliteten, men også verificere evnen til at levere til tiden, dokumenternes nøjagtighed, håndteringen af uforudsete situationer og niveauet af professionalisme under samarbejdet. Derfor kan dette ses mere som en tillidsopbyggende fase end en fase, der genererer stor omsætning.

Efter at have afsluttet forhandlingsprocessen modtog Nordic Textil ApS den første ordre fra en tysk køber med en relativ lille mængde. Under opfyldelsen stødte virksomheden også på nogle nye situationer, såsom at tilpasse emballagen efter kundens krav, supplere eksportdokumenter og koordinere tættere med logistikvirksomheden. Hver vanskelighed blev en praktisk lektion, der hjalp Nordic Textil med at forfine arbejdsprocesserne.

Den første ordre blev leveret til tiden og opfyldte de aftalte kvalitetsstandarder. Ikke længe efter fortsatte køberen med at sende større ordrer. Denne succes kom ikke kun fra produktkvaliteten, men også fra, at virksomheden beviste, at den er en pålidelig partner med evne til langsigtet samarbejde.

Trin 5: Bæredygtig vækst på det globale marked

At modtage de første ordrer er kun begyndelsen. Det langsigtede mål for virksomheden er ikke at eksportere nogle få forsendelser, men at opbygge en stabil international forretningsdrift med kapacitet til bæredygtig vækst.

Når virksomheden træder ind i denne fase, ændrer fokus sig gradvist. I stedet for kun at koncentrere sig om at finde nye kunder begynder den at prioritere vedligeholdelse af relationer med eksisterende købere, forbedring af produktkvaliteten, standardisering af driftsprocesser og udvidelse til forskellige markeder. Samtidig investerer den i brandet, opbygger omdømme i det digitale miljø og udvikler et internationalt partnernetværk.

En virksomhed med bæredygtig eksportvirksomhed afhænger typisk ikke af en enkelt kunde eller et enkelt marked. Den diversificerer gradvist sine indtægtskilder, optimerer produktionsprocesserne og styrker løbende sin konkurrenceevne for at tilpasse sig ændringer på det globale marked.

For Nordic Textil ApS åbnede de første ordrer fra Tyskland mange nye muligheder. Efter at have opretholdt produktkvaliteten og opbygget tillid hos partneren begyndte virksomheden at modtage yderligere samarbejdsforespørgsler fra Sverige, Norge og Storbritannien. Samtidig standardiserede Nordic Textil sin kvalitetsstyringsproces, forbedrede svartiderne over for købere og investerede mere i at præsentere virksomheden via online kanaler.

Efter nogle år afhang virksomheden ikke længere af nogle få isolerede ordrer som tidligere, men havde dannet et stabilt netværk af internationale kunder. Mange købere vendte tilbage med nye ordrer og anbefalede også Nordic Textil til andre partnere. Den tillid, der blev opbygget gennem hvert samarbejde, skabte fundamentet for bæredygtig vækst på det globale marked.

MultiMe AI Ecosystem understøtter hvert udviklingstrin

Når man ser tilbage på hele rejsen for Nordic Textil, er det tydeligt, at hvert trin stiller helt forskellige krav. Virksomheden har ikke kun brug for et godt produkt, men også egnede værktøjer til at forberede, drive og udvide sine internationale forretningsaktiviteter.

Det er også grunden til, at teknologiske økosystemer som MultiMe AI Ecosystem i stigende grad bliver følgesvende for mange produktionsvirksomheder på vejen ind på det globale marked.

I fasen med at bygge digital tilstedeværelse hjælper Digital Office virksomheden med hurtigt at etablere et professionelt online arbejdsmiljø med alle nødvendige oplysninger til at præsentere for købere. Når virksomheden skal forberede profiler efter internationale standarder, understøtter Global Business Passport en solid opbygning af virksomheds- og produktprofiler.

Under arbejdet med internationale kunder hjælper flersprogede kommunikationsværktøjer med at reducere sprogbarrierer. Når virksomheden begynder at modtage samarbejdsmuligheder, gør Offer-styringssystemet det muligt at følge og administrere hver tilbudsforespørgsel centralt. På lang sigt fortsætter Marketplace sammen med MultiMe AI Ecosystems internationale økosystem med at støtte virksomheden i at udvide muligheden for at forbinde med købere på forskellige markeder.

Nordic Textil ApS anvendte også disse værktøjer trin for trin for at forfine sin internationale forretningsdrift. Fra opbygning af virksomhedsprofil, styring af produktkatalog, kommunikation med købere på flere sprog til opfølgning på samarbejdsmuligheder blev al information administreret centralt på én platform. Resultatet var, at virksomheden reducerede forberedelsestiden til hver ny kundehenvendelse betydeligt og opretholdt konsistens gennem hele arbejdsprocessen.

Det er vigtigt at understrege, at MultiMe AI Ecosystem ikke sælger på vegne af virksomheden eller genererer ordrer. Den værdi, platformen leverer, ligger i at hjælpe virksomheden med at forberede sig bedre, arbejde mere effektivt og forkorte den tid, der er nødvendig for at gennemføre hvert trin på rejsen mod at blive en global leverandør.

At identificere, hvilket trin virksomheden befinder sig på, for at starte i den rigtige retning

Rejsen for Nordic Textil viser, at ingen virksomhed bliver en global leverandør fra den ene dag til den anden. Hvert resultat bygges op af små, men korrekt rettede forberedelsesskridt, der akkumuleres over tid.

Det er muligt, at din virksomhed i dag stadig befinder sig på det tidlige stadie og primært betjener hjemmemarkedet. Det er også muligt, at I allerede har bygget en hjemmeside, modtaget en tilbudsforespørgsel fra en international køber eller gennemført de første eksportordrer. Uanset hvor I er på denne rejse, er det vigtigste at identificere det aktuelle trin korrekt, så I ved, hvad det næste prioriterede skridt bør være.

I kan starte med nogle få enkle spørgsmål:

• Har virksomheden allerede en tilstrækkelig professionel global digital tilstedeværelse?

• Er virksomhedsprofilen og produktprofilerne klar til at blive præsenteret for internationale købere?

• Er processen for at modtage og håndtere tilbudsforespørgsler blevet standardiseret?

• Har virksomheden gennemført nogen internationale ordrer?

• Har nogen købere vendt tilbage med nye ordrer eller anbefalet yderligere kunder?

Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe virksomheden med at fastslå, hvor den står på vejen mod international udvikling, og hvad det næste prioriterede skridt er. I stedet for at forsøge at gøre alt på én gang, bør I fokusere på at gennemføre hvert trin solidt. Det er også den vej, mange produktionsvirksomheder har valgt for trin for trin at blive globale leverandører.

Hver virksomhed befinder sig på et forskelligt trin på rejsen mod det internationale marked. Det afgørende er ikke at bevæge sig hurtigere end andre, men at forstå klart, hvor din virksomhed står, så I kan træffe de rette forberedelser. I den næste artikel, “Er Din Virksomhed Klar til at Gå Global? En Selv-vurderingsguide”, finder du et sæt spørgsmål, der hjælper dig med at vurdere virksomhedens parathedsniveau og identificere de elementer, der skal færdiggøres, før I begynder at henvende jer til internationale kunder.